Вирішення проблем. Три швидкі та ефективні методи вирішення проблем Будувати стосунки зі своєю дівчиною

Чи не втратите.Підпишіться та отримайте посилання на статтю собі на пошту.

Щодня кожен із нас стикається з різноманітними завданнями, труднощами та проблемами, вирішення яких потребує величезної кількості розумових, енергетичних, тимчасових та часом фінансових витрат. Більшість же проблем необхідно вирішувати невідкладно і вкрай.

Кожна окремо взята проблема може характеризуватись своїм власним рівнем складності та значущості. Так, прості проблеми цілком можливо вирішити, не маючи особливих знань і вмінь, а з більш складними можна розібратися лише за наявності специфічної інформації.

Але, як би там не було, є деякі основоположні принципи, керуючись якими людина може впоратися з будь-якими труднощами, які зустрічаються на її життєвому шляху, причому зовсім не важливо, до якої сфери життєдіяльності вони стосуються: бізнесу, роботи або взаємодії з іншими людьми. Крім того, ці принципи допоможуть не просто вирішити проблеми, а й зробити це за допомогою мінімальних витрат часу та сил.

І в цій статті ми хочемо познайомити вас саме з такими принципами.

Принцип перший: проблему слід зрозуміти

Насамперед проблему необхідно зрозуміти, тобто. Необхідно чітко визначити собі, у чому полягає її суть, і з чим взагалі ви маєте справу. Ви повинні прийти до розуміння того, що, за великим рахунком, проблема є просто складною ситуацією або деякою неприємною обставиною, і з цим, як кажуть, потрібно щось робити.

Подумайте про те, що спричинило становище, яке з ваших дій виявилися неефективними або помилковими. Важливо дізнатися про причину, що допоможе уникнути повторення проблеми в майбутньому. Далі постарайтеся подумати перспективу, і чітко визначити, які можуть бути наслідки проблеми. І тільки після того, як у вас з'явиться об'єктивне бачення ситуації, у вас буде можливість вирішення ситуації.

Принцип другий: не можна вирішити всі проблеми одразу

Нерідко трапляється так, що проблеми навалюються скопом: може раптово навалитися кілька проблем, а може бути і так, що проблеми просто накопичаться. Завжди пам'ятайте, що проблеми, по-перше, потрібно вирішувати в міру їх надходження, а по-друге, не допускати, щоб вони накопичувалися, інакше це може погіршити ситуацію і створити серйозний аврал.

Якщо ж уникнути цього не вдалося, то не слід допускати появи синдрому, і починати намагатися вирішити всі проблеми, що скупчилися, відразу. Вирішуйте свої проблеми по черзі: для початку запишіть їх на одному аркуші паперу, потім розставте пріоритети, оцінивши важливість терміновості вирішення тієї чи іншої проблеми. Після цього у вас з'явиться готовий план подолання труднощів. І обов'язково вирішуйте проблеми по одній, зосереджуючи увагу до конкретної мети.

Принцип третій: діяти згідно з планом

Основою успішної діяльності завжди є план дій. А вирішення проблем - це і є успішна діяльність у всій своїй красі.

Після того, як у вас є список ваших проблем, і ви знаєте, що потрібно вирішувати в першу чергу, що в другу і т.д., розбийте вирішення кожної проблеми на кілька етапів. Спробуйте порізати слона на шматочки, розділивши процес вирішення проблеми на окремі кроки.

Нехай порятунок від неприємної ситуації стане для вас захоплюючою грою, до якої у вас є покрокова інструкція. Тримайтеся її і не сумнівайтеся, що в цій грі є тільки один переможець - це ви.

Принцип четвертий: позбутися страху

Дуже часто у вирішенні проблем заважає страх. Буває навіть так, що людина боїться навіть написати свої проблеми на аркуші, щоб не дивитися в обличчя реальному стану речей. Але, як відомо, єдиним способом є піти йому назустріч.

Перестаньте боятися та думати, що відбувається щось жахливе. Заспокойтеся та налаштуйтеся на позитивне сприйняття. Почніть представляти проблему в іншому ключі - так, щоб вона стала для вас не приводом для розпачу, а стимулом до розвитку. І не забувайте, що успішних людейвід невдах відрізняє саме мислення. Проблеми для них є можливістю стати сильнішими. Дозвольте і ви стати успішною людиною.

Принцип п'ятий: брати на озброєння досвід інших людей

Повірте, ви не єдина у світі людина, яка має проблеми. А багато людей мають проблеми, які вам і не снилися. Але важливість ваших проблем це не применшує, т.к. це проблеми ВАШІ, а не «когось там».

Однак ви можете використати у вирішенні своїх проблем досвід інших людей. Як його дізнатися? Та дуже простою. Ви можете поцікавитись у когось із друзів, рідних чи знайомих, чи стикалися вони з вашою ситуацією. Ви можете поставити свої запитання в Інтернеті і натрапити на корисні сайти, статті або форуми. Ви можете навіть знайти якийсь фільм, в якому людина вирішує проблеми, і спробувати застосувати на практиці методи з кіно.

Як бачите, можливості є, і вони знаходяться навколо вас. Ваше завдання – ці можливості побачити.

Принцип шостий: перебувати у спокої

Рішення, що приймаються на основі емоцій, часто можуть призводити до негативних результатів. Зрозумійте, що у вирішенні проблем імпульсивність не вихід. Це не означає, що потрібно притискати кулак до голови і ставати філософом свого життя, але підходити до вирішення своїх труднощів потрібно з розумом, а це означає, що в першу чергу потрібно зберігати спокій.

Сюди ж можна віднести й те, що через проблеми не потрібно сильно засмучуватися, засмучуватися та сумувати. Проблеми – це частина життя, і вони, як і радості, мають властивість проходити, просто сприймаються нами болісно. Так що ставтеся до неприємностей як нового повороту на своєму шляху, і пам'ятайте, що за чорною смугою обов'язково піде біла.

Принцип сьомий: не нехтувати підтримкою та допомогою

Іноді люди, зіштовхнувшись із проблемами, намагаються вирішувати все лише самотужки, т.к. або не хочуть посвячувати когось у свої справи, або бояться постати перед кимось у невигідному світлі, або з якихось причин. Однак бувають такі проблеми, впоратися з якими можна лише спільно, адже рідні чи друзі можуть допомогти порадою, виконати якісь доручення, скористатися своїми зв'язками тощо.

Тому не варто нехтувати підтримкою оточуючих, а свою репутацію можна на деякий час відсунути на другий план. Принижуватись, звичайно, не слід, але звернутися до когось за допомогою у разі потреби можна і потрібно.

Принцип восьмий: не нарощувати проблеми

Зіткнувшись із проблемами та обмірковуючи шляхи їх вирішення, потрібно намагатися прораховувати всі можливі перспективи. Справа в тому, що необдумані дії чи «розмиті» способи вирішити проблемну ситуацію можуть бути потенційно небезпечними. Іншими словами, вони можуть породити інші проблеми, чого допускати в жодному разі не можна.

Завжди думайте не перспективу, прораховуйте варіанти кілька разів і обмірковуйте кожен свій крок. Саме тут найбільше підходить народна істина: «Сім разів відміряй, один раз відріж».

Принцип дев'ятий: діяти

Дії – основа будь-якого результату. Якщо не діяти, то нічого не станеться. Виходячи з цього, ви повинні розуміти, що якщо просто сидіти, нічого не робити і чекати, що проблеми вирішаться самі собою, у кращому випадку ви залишитеся в тій самій ситуації, а в гіршому – проблеми погіршаться, стануть причиною інших проблем та суєти.

Одне лише планування – це теж вихід, т.к., власне, є теорією. Як тільки буде складено план, потрібно переходити до дій і починати атакувати свої проблеми. І чим рішучішими будуть ваші дії, тим слабшим виявиться протистояння неприємностей.

Принцип десятий: вірити у себе

І останнє, про що хотілося б сказати - це те, що ви завжди, скрізь і в будь-якій ситуації, якою б складною вона не здавалася, повинні зберігати віру в себе та свої сили. Ви повинні бути вищими за обставини, навіть якщо вони не залежать від вас. Ви повинні сприймати себе як господаря свого життя. Ви повинні не просто вірити, а знати, що за вирішенням проблем на вас чекає новий поворот на шляху до світлого майбутнього та життя вже з меншою кількістю проблем.

І ще одне: перестаньте називати проблеми проблемами, адже одне це людина так, що вона починає сприймати те, що відбувається в похмурих тонах. Нехай проблеми стануть просто ситуаціями чи обставинами, що вимагають від вас трохи більшої уваги.

ЯК ВИ СПРАВЛЯЄТЕСЯ З ПРОБЛЕМАМИ:Чи вдається вам вирішувати свої проблеми ефективно? Наскільки ви стійкі до стресів? Як загалом діють на вас складні ситуації? Щоб відповісти на ці питання, а також зрозуміти, які якості допомагають вам справлятися з труднощами, а які заважають, ми пропонуємо вам пройти наш курс самопізнання, з якого ви дізнаєтеся про себе достатньо, щоб почати працювати над собою і навчитися сприймати все, що відбувається. із високо піднятою головою. Переходьте по і починайте пізнавати себе

Ми бажаємо вам успіхів та стійкості!

Чорна смуга може стати злітною

Іноді ми стикаємося з проблемами. Часом деякі ситуації та обставини здаються нам безвихідними. Хочеться втекти, закритися, забути все, що сталося. Але чи варто?

Адже тоді урок знову повториться. Є ще спосіб піти в проблему, думати про неї день і ніч, лити сльози, залити її, запити або заїсти, загалом чимось замаскувати. І знайти винних!

Скарги на проблему та пошук винних також лише заберуть нашу силу та енергію та відведуть від вирішення проблеми.

Важливо також пам'ятати, що чим більше ми чинитимемо опір, тим більше нагнітатимемося і ускладнюватимемося ситуація.

Потрібно знайти вихід! І краще не один. Як кажуть, з будь-якої безвихідної ситуації є як мінімум три сприятливі виходи.

Які ж існують способи вирішення проблем, і як вибрати найбільш підходящий, а може поєднувати їх?

1. Погляд із боку.

Цей метод передбачає самостійний пошук інформації. За всю свою історію людина знайшла вирішення безлічі проблем. І результати своїх рішень він фіксував на матеріальних носіях: папірусі, папері, камені, комп'ютері.

При вирішенні проблеми доцільно насамперед самостійно звернутися до джерел нескінченної інформації.

2. Звернутися до фахівця.

Ми живемо в суспільстві, нас оточують тисячі людей, кожен із яких є експертом у якійсь галузі. Психолог, таролог, астролог, коуч, екстрасенс є навіть фахівці з вирішення проблем.

Фахівець з вирішення «проблем взагалі» відрізняється від них лише тим, що працює з проблемами, які вимагають не великих знань і великого досвіду у вузькій галузі, а лише кмітливості, акуратності, здорового глузду, деяких базових уявлень, загальної навички роботи з проблемами і, звичайно, натхнення.

Безсумнівно, з проблемою, що у вас виникла, вже хтось стикався. Швидше за все, вони вже були кимось вирішені, і причому багато разів.

Робота професіонала заощаджує ваші час і нерви, проте хороший професіонал коштує дорого, і може виробитись залежність від психолога, коли людина як не вирішувала свої проблеми, так і не вирішує.



3. Попросити допомоги близьких вам людей.

Цей спосіб вирішення проблем є одним із найтрадиційніших. Спосіб досить надійний, так як це люди, спілкування з якими приносить вам задоволення. Часто таке спілкування може заспокоїти, надати підтримку.

Розкажіть рідним, друзям, людям, яким ви справді довіряєте. Вони завжди будуть готові допомогти – порадою, ділом. Це набагато краще, ніж потопати у негативних думках та переживаннях.

Це гарна нагода отримати «погляд з боку». Головне – не бути настирливим і самому завжди бути готовим надати таку допомогу.

4. Змінити фокусування.

Часто ми надто близько і надто емоційно залучені до проблеми, щоб побачити та оцінити її з гарної перспективи. Спробуйте дивитися проблему як сторонній спостерігач. При ширшому огляді ви побачите більше можливостей.

Часто ми думаємо про проблему, смакуємо її в мозку, зосереджені на ній, але вона не наважується. Ми намагаємось вирішити розумом, заглушаючи інтуїцію. Щоб вона зважилася, треба прибрати з проблеми увагу, прибрати важливість.

Вмістом автоматичного листа часто бувають малюнки, незрозумілі знаки, кола і, звичайно, тексти.

Вам залишається тільки записувати все, що спадає на думку. Робити це потрібно від 20 хвилин до години. Основний сенс і мета процесу автоматичного письма - віддатися потоку відчуттів, що сприймаються вами.

Розуміння проблеми та вихід із неї прийде у самому листі.

6. Хоопонопоно.

Хоопонопоно – це давнє гавайське мистецтво вирішення проблем. У перекладі з гавайської мови слово "хоопонопоно" означає "виправити помилку" або "розставити все по місцях". Існують чотири твердження, які ви повинні повторювати знову і знову, безперервно:

"Мені дуже шкода".

"Будь ласка, пробач мене".

"Я люблю тебе".

"Дякую тобі".

Якщо вам не подобається щось в іншій людині, значить, це і у вас. Ваше завдання - позбутися цього. Коли вам це вдасться, інша людина також зміниться.

Коли ви застосовуєте Хоопонопоно, ви не очищаєте людину, місце чи подію, а нейтралізуєте енергію, пов'язану з цією людиною, місцем чи подією. Плюсом цього є те, що все відбувається всередині вас, посередник не потрібен.



7. Розстановки.

Цей метод розроблено німецьким психотерапевтом Бертом Хеллінгером. Розстановка – це результативний метод, що дозволяє легко та наочно визначити проблему.

За допомогою цього методу можна виявити причини, які прив'язують людину до певної системи відносин, обмежують свободу дій та ускладнюють особистий розвиток, заважаючи йому будувати власне життя.

За допомогою розстановки можна провести аналіз того, що відбувається з вами, знайти дієве рішення у вашій ситуації та

8. Реінкарнаціоналіка.

« Якщо виникла проблема, потрібно в неї глибоко зануритися. Тоді ти або знайдеш скарб, якщо він там взагалі є, або виявиш там одну пустку. В обох випадках ти збагатишся.

Виявивши скарб, ти, звісно, ​​розбагатієш. Виявивши порожнечу, ти покінчиш з усім цим», - це Ошо начебто про реінкарнаціоналіки.

Саме занурення у себе, у свої спогади передбачає цей метод. Тут не може бути чужих відповідей, готових рішень. Реінкарнаціоналіка шукає корінь проблеми, причому крізь час і простір.А далі справа за малим – рішення.

Володимир Жикаренцев:

Якщо у нас вистачило сил створити проблему чи хворобу у своєму житті, то у нас є сили вирішити цю проблему.

Згадуючи минулі життя Ви зрозумієте, що справлялися з подібною проблемою вже не раз, а якщо ні, то усвідомлюєте, до якого результату привів той підхід, який ви вже використовували. Можливо, ситуація, що повторюється, тягнеться не одне життя.

Часто проблема, блок зберігають ресурс, творчий потенціал, той самий скарб, виявивши який ви вже не будете колишнім. І не важливо, де і коли ви його залишили, воно ваше, і будь-якої миті ви можете ним скористатися.

Все, що вам потрібно для того, щоб скористатися цим методом вирішення проблем - це довіра собі, хороший провідник та Інтернет.

Реінкарнаціоналіка також передбачає самодопомогу, самозанурення, а це означає, що ви самі можете стати фахівцем з вирішення проблем і допомагати іншим.

Вихід є завжди. І найдивовижніше полягає в тому, що він вам відомий. Ви знаєте, як вирішити найскладнішу проблему, як вам знайти вихід із найважчої та заплутаної ситуації.

Можна і потрібно вчитися у проблем, створювати та виявляти ті можливості, які інакше не були б розкриті.

Вирішення проблем - це важлива частина ролі управлінця. Автори, які писали виключно на цю тему, повністю поділяли думку, що ухвалення успішних рішень залежить від реалізації ключових етапів системного підходу. У цій статті розглядаються різні типи проблем як у загальних рисах, так і з погляду різних підходів до їх вирішення, а також етапи вирішення та використання методик, які можуть дати більш високий результат. Сучасні автори також звертають увагу на необхідність створення організаційної культурита клімату, сприятливого для вирішення питань інноваційного характеру, що особливо важливо, коли організація зазнає докорінних змін.

Типи проблем

Його класифікація типів проблем, з якими зазвичай стикаються люди, за Френсісом (Francis, 1990):

1. Таємничість- незрозумілість відхилення від очікуваного результату, акцент робиться на недостатності пояснення того, що сталося, неясності причини, через яку очікування не виправдалися.

2. Призначення завдання- Проблема виникає, коли завдання індивідууму видає інша особа, коли відбувається свого роду угоду між начальником та підлеглим. Договірні відносини мають бути зрозумілі, зрозумілі, досяжні та узгоджені.

3. Труднощі- проблема виникає, коли чогось складно досягти через незнання, як управляти ситуацією, що склалася, або нестачі ресурсів.

4. Можливість- Ситуація, яка обіцяє потенційну вигоду.

5. Головоломка- неясно, яка відповідь правильна, а яка помилкова. Щоб дійти правильної відповіді, заплутаність і невизначеність мають бути дозволені. Деякі головоломки можуть ніколи не вирішитись.

6. Дилема- є принаймні два варіанти дії, вони обидва приблизно однаково привабливі або непривабливі, і потрібно виявити розсудливість, щоб вибрати з них вірніший.

Ті чи інші етапи у процесі вирішення залежно від типу проблеми стають пріоритетними.

Етапи вирішення проблеми

Різниця між хорошим та поганим менеджером полягає в тому, наскільки вони здатні застосовувати системний підхід до вирішення проблеми. Вілсон (Wilson, 1993) наводить порівняння між різними раніше розробленими моделями рішення. Усі моделі ґрунтуються на тому, що необхідно ідентифікувати та пояснити проблему, використовуючи права півкулямозку, щоб накопичити інформацію та ідеї. Потім настає фаза більш вузькоспрямованого обмірковування для аналізу зібраних даних та визначення напряму подальших дій. Вілсон зауважив, що кожна культура потребує своєї кількості часу на різних стадіях вирішення проблем. На Сході, наприклад у Японії, потрібно набагато більше часу для генерації творчих ідей, ніж у західних культурах, де рішення приходить набагато швидше, але й часу на реалізацію ідей витрачається більше. У більшості моделей акценти зроблено на наступних ключових етапах:

1. Аналіз проблеми - на цій стадії збирається інформація для визначення реальності існування проблеми та причин її виникнення, а також оцінюється її важливість.

2. Постановка мети та визначення критеріїв успіху - тут потрібно мати ясне уявлення про мету та про те, як і за допомогою яких показників оцінюватиметься успіх у її досягненні.

3. Накопичення інформації - на даному етапі потрібно зібрати дані та висунути ідеї, з яких потім можна буде вибрати варіанти та оцінити їхню порівняльну корисність.

4. Прийняття рішення - після оцінки приймається рішення на користь найкращого спрямування діяльності.

5. Реалізація, здійснення - планується все те, що потрібно зробити, та виконується план дій.

6. Розгляд досягнутих успіхів - дається оцінка тому, що пройшло добре, що менш добре, і висловлюються зауваження на майбутнє (це виключно важлива стадія, яка часто опускається).

Методи вирішення проблем

Існує безліч методик успішного вирішення проблем. Багато хто з них включає оцінку ситуації та аналіз важливості отриманих результатів. Задаються чотири ключові питання:

1. Чому проблема є важливою?
2. Наскільки важливим є результат вирішення проблеми порівняно з іншими речами, які також потребують уваги?
3. Хто братиме участь у вирішенні проблеми?
4. З яким реальним тиском та обмеженнями доведеться зіткнутися?

Мозковий штурм (brainstorming), метод «риб'ячий скелет», діаграми Парето та гістограми – все це відноситься до методів накопичення інформації або аналізу.

Технологія мозкового штурмубула розроблена Алексом Осборном (Alex Osborn) у 1950-х роках. з метою стимулювати творчі починання у генеруванні ідей. Ідея має викладатися вільно і відразу записуватися до таблиці. Люди повинні відчувати свободу у діях та розкритті ідей. Обговорення не проводиться до того моменту, поки не розпочнуть етап оцінки цих ідей.

Технологія «риб'ячий скелет»була розроблена Ішикава (Ishikawa) і широко використовується при вирішенні проблем у процесі управління якістю. Ця методика допомагає у розумінні зв'язку причин та результату.

Діаграми Паретота гістограми використовуються для відображення числової інформації про можливі причинивиникнення проблеми. Вони названі так на честь італійського економіста, який зокрема встановив принцип 80/20 (роботи, важливість яких становить для організації 80%, вимагають 20% зусиль керівництва, а роботи, важливість яких не перевищує 20%, вимагають 80% зусиль). Мистецтво керівника - відокремлювати та виконувати найважливіші роботи).

Аналіз силових полівтакож корисна технологія при оцінці факторів. Кроки, які потрібно зробити:

1. Ясне визначення бажаного результату.
2. Виявлення сприятливих та несприятливих діючих сил.
3. Встановлення шляхів зниження сили несприятливих впливів чи його усунення, визначення можливостей прояви сприятливих чинників.
4. Вибір дій, спрямованих на досягнення бажаних змін, які можуть бути здійснені.

Методики, розглянуті вище, можна використовувати індивідуально, але вони ефективніше працюють у команді, особливо у випадках, де потрібне творче мислення.

Вирішення проблем у складі команди

Хоча модель і методи вирішення проблем відомі, процес роботи в команді вимагає управління для активізації її учасників. Команди на власному досвіді визначають, які труднощі можуть стати на заваді ефективному вирішенню проблеми, якщо їх не подолати. У ході командної роботи виявляється, які учасники команди більш ефективні на стадії внесення ідей, а які - на стадії їх розвитку та опрацювання.

Белбін ( Belbin, 1981) провів дослідження у коледжі управління Хенлі з метою визначення характеристик успішних команд. Він виявив дев'ять ролей для учасників та відповідну їм поведінку, яка сприятиме успіху в команді. Кожна роль має свою партію у грі для успішного вирішення проблем. Серед членів команди одні генерують ідеї, оцінюють їхню корисність, інші доводять їх до рішення, яке може бути реалізовано у трудовому середовищі. Треті потрібні підтримки ефективної спільної роботи і забезпечення завершення завдань.

Робсон ( Robson, 1988) визначив три ключові проблеми, що лежать за межами групових рішень, на які варто звернути увагу. Так, іноді проблема, яка була поставлена ​​групі для вирішення, просто зникає. І навпаки, люди можуть неохоче приєднуватися до групи, що вирішує проблему, через страх продемонструвати незнання чи групи можуть сприйматися іншими службовцями з підозрою.

Робсон надає великого значення як внутрішнім проблемам, пов'язаним з використанням часу, міжособистісними труднощами, недоліком відповідних навичок та мотивації, так і проблемам, пов'язаним із процесом прийняття рішення командою.

Відповідно до цієї концепції, коли команда перетворюється на пов'язану спільність, з неї виключаються люди з поглядами, що суперечать спільній думці, а залишаються ті, хто висловлює згоду з поглядами більшості. Учасники команди, приймаючи рішення у групі, стають такими впевненими, що іноді ризикують навіть більше порівняно з варіантом індивідуального прийняття рішення, оскільки найважливішим у такій команді вважається підтримання гармонії.

Вирішення проблем, що виникають у процесі праці

Є скільки завгодно способів вирішення проблем, що виникають у процесі праці, багатьом з яких можна навчитися у японців, які мають досвід вирішення таких важливих сьогодні організаційних завдань, як досягнення та збереження конкурентної переваги. Наведемо посилання підхід кайзен (kaizen), у якому використані багатофункціональні команди і кружки якості.

Філософія кайзен (кайдзен), створена Японії і описана Уолкером (Walker, 1993), визнано основою конкурентного успіху країни світовому ринку. Вона зараз широко застосовується у виробництві навіть у компаніях, які не мають зв'язків із Японією. Кайзен - це технологія забезпечення довготривалого розвитку за рахунок створення системи, яка передбачає постійне внесення безлічі невеликих змін безпосередньо на кожному робочому місці. Система реалізує так званий «клієнто-орієнтований» підхід, у якого клієнти, зовнішні (покупці) і внутрішні (співробітники), сприймаються як найважливіше надбання організації. Це вимагає атмосфери залучення, відповідальності та відкритості.

Нескінченний цикл удосконалень є потужною технологією, що застосовується в цьому підході, і включає:

План - обстеження/розуміння/визначення.

Справа – адекватні дії.

Перевірка – підтвердження ефекту/оцінка.

Акт - зворотний зв'язок із першоджерелом.

Його можна назвати циклом ПДПА. Часто говориться, що японські менеджери витрачають 80% робочого дня на планування, тоді як у країнах стільки - на діяльність. Японські менеджери прагнуть швидкого проходження циклу ПДПА, особливо у перших двох етапах. Вони прискіпливі у стандартизації та перевірці кожної стадії розвитку системи.

Стефанс (Stephens, 1988) наголосив на важливості організаційного клімату як стимулу або бар'єру на шляху до ефективного вирішення проблеми. Багато організацій у творчому розв'язанні завдань потрапляли у минулому у провали, оскільки переважним стилем управління шляху прийняття ризикованих рішень було створення людям перешкод. Успішні організації підтримували ризики, приймаючи невдачу як реалізовану можливість та винагороджуючи за інноваційні ідеї. Авторитарний, критичний стиль управління змушує людей пристосовуватись до стратегії низького рівняризику. Менеджери, що делегують вирішення проблем персоналу, дають можливість процесу вийти на такий рівень, де люди отримують необхідну їм інформацію та беруть на себе зобов'язання за рекомендації.

У наступні десять років вирішення проблем буде пов'язане з подоланням не тільки функціональних, а й культурних кордонів та кордонів між компаніями. Так як бізнес стає все більш глобальним, люди будуть змушені розвивати свої навички у вирішенні різних питань в умовах безлічі культур. Їх успішність буде залежати від використовуваних методів і виявлення тих різноманітних сил, походження яких залежить від приналежності людей до тієї чи іншої культури.

Проблеми, з якими кожен із нас стикається у житті, можуть бути зовсім різними. Це можуть бути питання ділового чи особистого характеру, невирішені завдання, які з часом перетворюються на проблеми, особиста відповідальність за прийняття рішень. Але далеко не кожен може знайти найефективніший вихід із скрутного становища, адже для прийняття грамотного рішення потрібен великий досвід, час, мудрість і знання.

В даний час є багато різних методів і технік пошуку і розробки рішень. Головне ж завдання людини полягає в тому, щоб визначитися, яка саме техніка підходить для конкретної людинита для конкретної ситуації.

Сьогодні існує досить цікава думка, що немає жодних проблем, а є лише завдання, які потрібно вирішити. Проблеми є породженням нашого розуму. З цим можна й не погоджуватися, адже кожен має свободу вибору. Проте поняття «проблема» синонімічно поняття «завдання», а тому, надаючи проблемам форму завдань, ми суттєво спрощуємо їх вирішення.

По шкільних роках ви напевно пам'ятаєте, що бувають завдання з одним, двома, трьома та більш невідомими; є навіть такі, які містять мінімум вихідних відомостей. Приблизно так само і в житті: зіткнувшись із нерозв'язною ситуацією, людина спочатку думає, що не в змозі її здолати. Але в міру розплутування клубка питань він починає розуміти, що рішення вже знайдено, причому знайдено правильно.

Але чи можна зробити так, щоб вирішення проблем та прийняття рішень підкорялися єдиному алгоритму? Хочемо вас порадувати - зробити це можна, і потрібно для цього, по-перше, сформувати власну систему прийняття рішень, а по-друге, постійно, завжди і скрізь відточувати майстерність її застосування.

Будь-яка людина може створити свою особисту систему роботи з проблемами, взявши за основу досвід з боку - знання інших людей та методи, які вони використовують для . Далі ми познайомимо вас майже із двома десятками таких.

Методи та техніки пошуку ефективних рішень

Методів та технік пошуку правильних рішень існує чимало. Кожен з них окремо і всі вони в сукупності сприяють ефективній творчій діяльності та є надійними інструментами у житті, роботі та навчанні. І якщо ви відносите себе до людей, здатних грамотно вирішувати проблеми (або прагнете стати такою людиною), знати про ці інструменти потрібно обов'язково.

До найдієвіших методів та технік пошуку рішень відносяться:

  • Мозковий штурм (включаючи різновиди)
  • Синектика (включаючи різновиди)
  • Метод Дельфі
  • Конференція ідей (включаючи різновиди)
  • Ідейна інженерія
  • Метод колективного блокноту
  • Карткове опитування
  • Метод фокальних об'єктів
  • Системний аналіз
  • SWOT-аналіз

Також ми уявимо невелику добірку додаткових методів, т.к. описати їх у рамках одного уроку просто неможливо. Плюс до цього відзначимо, що для освоєння більшості методів вам доведеться скористатися допоміжними матеріалами, наприклад, окремими ресурсами, а також сторонніми ресурсами, наприклад, Вікіпедією.

Мозковий штурм

Взагалі ми вже маємо кілька матеріалів про мозковий штурм (« », « »), але все ж таки ми вирішили включити його в цей курс.

Мозковий штурм є особливим методом роботи, спрямованої на пошук альтернативних варіантів вирішення різного родупроблем. Найбільше він підходить до ситуацій, коли вирішення проблеми наголошено на отриманні конкретного результату.

Метод проводиться на основі кількох етапів:

  • Видається проблема
  • Висувається максимальна кількість варіантів вирішення проблеми
  • З масиву ідей вибирається кілька найбільш реалістичних та ефективних
  • Вибрані ідеї розвиваються та опрацьовуються
  • На основі одержаних результатів розробляються варіанти вирішення проблеми

Найчастіше мозковий штурм проводиться протягом 2-3 годин. Основна частина часу приділяється саме на останню стадію.

Існує також зворотний мозковий штурм. Коротко він виглядає так:

  • Визначається проблема
  • Проблема перевертається: потрібно встановити, як може бути викликана проблема і як її погіршити
  • Проводиться звичайний мозковий штурм, мета якого – знайти максимум варіантів посилення проблеми.
  • Отримані варіанти перевертаються: потрібно зрозуміти, як зробити навпаки – щоб ситуація покращала
  • Визначаються та розробляються найкращі варіанти

Синектика

Синектика по праву визнана одним із найкращих методівстимулювання творчої діяльності За основу вона бере принцип того ж мозкового штурму, але тут його проводять професіонали чи напівпрофесіонали. Причому штурмів проводиться кілька, а отриманий досвід накопичується для кращого рішення.

Якщо у мозковому штурмі запропоновані ідеї критиці спочатку не підлягають, то синектика припускає її елементи. Однак дуже важливо використовувати чотири прийоми, що ґрунтуються на аналогіях:

  • Пряма аналогія (як вирішуються такі завдання?)
  • Особиста аналогія (як поводиться об'єкт проблемної ситуації?)
  • Символічна аналогія (як можна образно сформулювати суть проблеми?)
  • Фантастична аналогія (як могли б вирішити проблему казкові персонажі?)

Якщо йти класичним синетичному шляху, то для реалізації методу потрібно зібрати невелику групу з 5-7 осіб. Також необхідно встановити правила проведення дискусії, склад групи (соціальний, професійний тощо).

  • Позначається проблема, визначається її зміст (тут визначається і наявність взаємозв'язків, і навіть ймовірність появи нових проблем)
  • За допомогою аналогій зміст проблеми відчужується (учасники усвідомлено відходять від суті питання)
  • Формуються варіанти вирішення проблеми (після застосування аналогій отримані дані зіставляються з проблемою, на основі чого і з'являються ідеї для вирішення проблеми)

При необхідності процес може бути повторений - це дозволяє відсікти марні варіанти і знайти в приховані при початковому ознайомленні аспекти, що залишилися. Організатор та керівник синектичної сесії повинен тримати її хід під контролем, постійно беручи участь в обговореннях. Тому синектика доступна переважно підготовленим людям. Однак застосовувати її можна і не володіючи відповідними знаннями – потрібно лише провести кілька сесій, щоб набратися досвіду.

Говорячи про синетики, важливо сказати і про синетичні конференції. Вона включає безліч важливих елементів традиційної синектики, але відрізняється меншою строгістю. Примітно, що у процесі обговорення рішення знову ж таки перебувають у вигляді аналогій. Вони формуються у довільному порядку, а потім на їх основі розробляються ідеї. Фаза відчуження, яка є у класичному варіанті методу, відсутня. Щоб синетична конференція була ефективною, її повинні проводити люди, які досконало володіють класичною синектикою.

Крім іншого, є ще й візуальна синектика, де ідеї знаходяться через спостереження зображень, що розглядаються. Ця варіація методу включає дещо інші етапи:

  • Учасники разом розглядають діапозитиви
  • Учасники описують зображення
  • Учасники аналізують ситуацію
  • Учасники, ґрунтуючись на елементах чи відносинах розглянутого зображення, пропонують свої ідеї
  • Якщо ідеї виявляються неефективними, учасники розглядають таке зображення

Візуальна синектика є непростим методом для реалізації якого необхідно залучати професійного фахівця. До речі, докладніше почитати про синектику ви можете на .

Метод Дельфі

Метод Дельфі, про який ми вже докладно писали, застосовується як прогнозуючий інструмент пошуку правильних рішень. Реалізація методу відбувається за такою схемою:

  • Набирається група експертів (від 5 до 20 осіб)
  • Експерти просять, щоб їм надали в письмовій форміваріанти вирішення проблеми (варіанти мають бути незалежними)
  • Встановлюється термін розробки та відправлення потенційних рішень (найчастіше він обмежується 14 днями)
  • Отримані після закінчення терміну варіанти підсумовуються (повторюються - відсіваються)
  • Складений список результатів розсилається всім учасникам методу для чергового перегляду наявних пропозицій, розробки нових та доповнення готових ідей (ця стадія також має бути обмежена у часі; за необхідності її можна повторити)
  • Усі отримані та доопрацьовані варіанти оцінюються експертною групою на основі оцінного ключа та встановлених критеріїв, що дозволяє отримати попередню вибірку варіантів вирішення проблеми.
  • Експерти проводять заключне обговорення відповідних варіантів та обирають найбільш прийнятний варіант.

Метод Дельфі цілком може використовуватись і нефахівцями, але якщо питання стосується професійних сфер діяльності, необхідно залучати експертів.

Конференція ідей

Конференція ідей певною мірою є ще однією інтерпретацією мозкового штурму. Але відмінність полягає у темпі обговорення рішень, присутності доброзичливої ​​критики у формі коментарів та реплік. Критичні оцінки у конференції ідей підвищують цінність речень.

В організаціях популярна конференція ідей Гільді. До обговорення залучаються керівники та рядові співробітники, залучені до проблеми, а також новачки – їх свідомість ще не обтяжена стереотипами, через що вони нерідко висувають цікаві пропозиції. Потрібно мати на увазі, що у конференції ідей виключено присутність скептично налаштованих осіб та тих, хто «і так усе знає». Керівник конференції в процесі обговорення поводиться нарівні з рештою, але контролює хід дискусії, підтримує невимушену атмосферу та сприяє висування ідей.

Конференція ідей також має кілька різновидів. Перша – це «Дискусія-66». Вона є великими зборами, учасники яких розбиваються на групи по шість осіб. Незалежно одна від одної, групи шукають варіанти рішень. У кожній групі має бути призначений спікер, протоколіст та ведучий. На обговорення питання надається 6 хвилин. Після цього всі гурти збираються разом, а їхні спікери озвучують те, що змогли виробити команди. Ціль остаточних зборів - виробити нове рішення, керуючись відомостями, отриманими від груп. Достоїнством «Дискусія-66» можна назвати те, що завдяки поділу безлічі людей на невеликі групи у вирішенні проблеми бере участь кожна людина.

Другий різновид – це «Метод 635». У ньому група із шести осіб спочатку чітко формулює проблему та аналізує її. Кожен учасник на руках повинен мати бланк для запису ідей. Протягом 5 хвилин усі учасники фіксують у бланках по три пропозиції, а потім передають свій бланк сусідові. Він у свою чергу записує три нові варіанти з огляду на пропозиції, написані до нього. У результаті за півгодини учасники заповнюють по шість бланків, що включають до 108 варіантів вирішення проблеми.

Ідейна інженерія

Ідейна інженерія - метод, призначений для обліку та обробки ідей. Реалізація методу базується на п'яти етапах:

  • Визначається цілеустановка. Організатор висуває проблему та мету, до якої приведе ухвалення рішення.
  • Добираються учасники. Відбір здійснюється приблизно так само, як у мозковому штурмі: залучається кожен, хто вже має своє бачення ситуації, що склалася (можуть брати участь і непосвячені в проблему люди).
  • Аналізуються труднощі та причини появи проблеми. Найкраще для аналізу збирати команду людей. Усі докази, гіпотези та аргументи записуються на картках.
  • Збираються варіанти вирішення проблеми. Вся інформація, зібрана на попередньому етапі, інтерпретується у формі питань та пропонується для вирішення команди. Пропозиції знову фіксуються на картках.
  • Складається програма заходів щодо усунення проблеми. Ідеї ​​повинні проаналізувати та оцінити фахівці чи інші компетентні особи. Отримані результати наводяться до узгодженої програми дій.

Зауважимо, що обговорювати проблему та записувати варіанти рішень потрібно по черзі. Наприклад, 10 хвилин обговорення та 10 хвилин запису, 5 хвилин обговорення та 5 хвилин запису, знову 10 хвилин обговорення та 10 хвилин запису тощо.

Метод творчої співпраці

Метод творчого співробітництва цікавий тим, що в ньому присутня поперемінно індивідуальна і групова робота. Спочатку проводиться невеликий (15-20 хвилин) мозковий штурм, після якого учасники розходяться для самостійного обмірковування проблеми протягом 10-15 хвилин. У цей час можна доповнювати ідеї, розширювати їх та модифікувати, а також вигадувати нові.

Метод колективного блокноту

Метод колективного блокнота схожий на метод ідейної інженерії. Збирається група людей, які обговорюють проблему, і кожному з учасників видаються блокноти для ідей, де докладно описується проблема. Кожен учасник повинен протягом певного періоду часу заносити до свого блокнота варіанти рішень, що виникають. Час на генерацію ідей може становити від кількох днів до місяця.

Після закінчення встановленого терміну учасники складають свої записи координатору. Його завдання – систематизувати матеріал, привести до спільного знаменника та знайти потенційні розв'язання проблеми. Результати праці координатора вивчаються та обговорюються всіма учасниками. Відмінною особливістю методу колективного блокноту є те, що учасників не потрібно обмежувати ні за місцем, ні за проведенням обговорень.

Карткове опитування

Якщо для ухвалення рішення застосовується карткове опитування, учасники методу збираються у спокійній обстановці, де нічого не завадить. Вже на місці вони знайомляться з проблемою, яка записана на дошці або на картці. Для прояснення незрозумілих моментів учасники мають ставити зустрічні питання та озвучувати свої докази.

Після цього команді дається небагато часу (від 10 до 45 хвилин) запис своїх ідей чи зауважень. Записи кожен учасник здійснює на окремих картках, причому авторство не вказується, що заздалегідь попереджає критику в той чи інший бік. Після того, як опитування проведено, картки групуються за предметним змістом або систематичним принципом.

Систематизована інформація розглядається зацікавленими у вирішенні проблеми сторонами. Після цього проводиться її аналіз, і вже на основі аналітичних даних вибудовується найбільш пріоритетне рішення.

Метод фокальних об'єктів

Метод фокальних об'єктів активізує. Його суть полягає в тому, що ознаки випадково вибраних об'єктів переносяться на об'єкт, який потрібно вдосконалити. Цей об'єкт знаходиться у фокусі перенесення, а тому і називається фокальним. Детально ознайомитися з методом ви можете, перейшовши по , а ми лише вкажемо на основні етапи його реалізації:

  • Вибирається фокальний об'єкт (те, що потребує вдосконалення)
  • Вибираються випадкові об'єкти (це можуть бути поняття з якогось джерела, наприклад, газети або книги, в обов'язковому порядку - іменники, що відносяться до різних тем і різняться з фокальним об'єктом)
  • Записуються властивості випадкових об'єктів
  • Встановлені властивості приєднуються до фокального об'єкту
  • Отримані варіанти розвиваються за допомогою створення асоціацій
  • Отримані варіанти оцінюються з позиції здійсненності, оригінальності та ефективності

Результатом проходження цих етапів можуть стати дуже цікаві варіанти рішень. Найкращі результати метод показав стосовно пошуку модифікацій вже існуючих планів дій та рішень, а також механізмів та пристроїв.

Системний аналіз

Системний аналіз відноситься до наукових методів пізнання і є комплексом дій, спрямованих на встановлення структурних зв'язків між елементами конкретної системи. Його основу становлять математичні, статистичні, природничі, експериментальні та загальнонаукові методи.

Головна перевага системного аналізуполягає в тому, що він формує основу для послідовного та логічного прийняття рішення. Можливо це завдяки різноманіттю процедур, що використовуються методом, багато з яких вже вам знайомі: конкретизація, аналіз, структурування, алгоритмізація, моделювання, експертне оцінювання, тестування та інші.

Процедура прийняття рішення у рамках системного аналізу вибудовується так:

  • Формулюється проблема
  • Визначаються цілі
  • Визначаються критерії досягнення цілей
  • Будуються моделі для обґрунтування рішень
  • Знаходиться оптимальне рішення
  • Рішення узгоджується
  • Здійснюється підготовка до реалізації рішення
  • Рішення затверджується
  • Рішення реалізується
  • Перевіряється ефективність рішення

Але це алгоритм може доповнюватися й іншими етапами залежно від цього, скільки чинників слід проаналізувати.

SWOT-аналіз

SWOT-аналіз відноситься до методів стратегічного планування. Він допомагає виявити внутрішні та зовнішні фактори за допомогою поділу їх на чотири категорії:

  • Сильні сторони (Strengths)
  • Слабкі сторони (Weaknesses)
  • Можливості (Opportunities)
  • Загрози (Threats)

Метод ефективний, коли потрібно дати ситуації початкову оцінку, але замінити собою розробку стратегії чи аналіз динаміки не може. Його завдання – структуровано описати ситуацію. Отримані висновки завжди будуть мати описовий характер, не даючи жодних рекомендацій і не вказуючи на пріоритети. Щоб отримати від методу максимальну віддачу, разом із ним рекомендується вибудовувати варіанти дій. У результаті можна отримати інформацію про сильні сторони, які можуть бути використані, зрозуміти, як подолати слабкості, що потрібно застосовувати, щоб усунути загрози і від чого потрібно відмовитись, щоб уникнути негативних наслідків. Додатково про метод SWOT-аналізу читайте .

Такі найпоширеніші методи та техніки пошуку ефективних рішень. Як ви помітили, всі вони відрізняються за складністю - якщо прості можна застосувати без спеціальних знань, то серйозніші вимагають вивчення спеціалізованої літератури, або залучення досвідченого фахівця. Як доповнення до запропонованих інструментів ми пропонуємо вам невелику добірку інших методів, які ви можете взяти на замітку.

Додаткові методи пошуку вирішення проблем

У цьому блоці ми дамо лише список методів із короткими поясненнями:

  • Дерево прийняття рішень.Інструмент, що підтримує ухвалення рішень. Найчастіше він застосовується під час аналізу даних й у статистиці, але можна використовувати й у звичайному житті. Дерево рішень має «ствол», «гілки» та «листя». Стовбур – це проблема, на гілках відображаються її атрибути, а на листі – із значення. Серед переваг методу слід виділити простоту його розуміння та інтерпретації, відсутність необхідності в підготовці даних, можливість працювати з інтервалами та категоріями, можливість оцінки за допомогою статичних тестів, надійність та можливість обробляти великі потоки інформації без підготовчих процедур.
  • Метод "Колесо".Дозволяє відносно швидко знайти вирішення проблеми та провести його оцінку. Складається з восьми кроків: спочатку у всіх деталях описується проблемна ситуація, потім здійснюється пошук конкретних фактів і встановлюється інформація, що бракує, після цього проблема формулюється в позитивному ключі. Далі проводиться мозковий штурм до створення поля ідей на вирішення проблеми, проводиться оцінка знайдених варіантів на реалістичність, продумується сценарій практичного здійснення, складається . На останньому етапі виконуються дії, після чого оцінюється їхня ефективність.
  • Метод «Три скрині».Призначений для швидшого пошуку рішень проблем. У процесі необхідно наповнити інформацією три «скрині». У першому покладаються відповіді на запитання: «Які негативні наслідки чекають на нас, якщо ми підемо цим шляхом?». Для наповнення другого оцінюється реальна загроза ризиків, які у першій скрині. Третя скриня наповнюється можливими «протиотрутями» від загроз другої скрині, які знаходяться методом мозкового штурму. В результаті знаходяться рішення, реалізуються на практиці та оцінюються.
  • Метод послідовних наближень.По суті, це метод спроб і помилок. Переважно застосовувати його тоді, коли мало інформації щодо проблеми. Суть у тому, що послідовно висуваються і розглядаються варіанти рішень. Невдалі ідеї відкидаються, а натомість пропонуються нові, і знову перевіряються. Жодних особливих правил для пошуку та оцінки тут немає - все вирішується суб'єктивно, а ефективність методу залежить від того, наскільки розуміються на питанні люди (або людина), вирішальні проблеми. З використанням методу важливо враховувати елемент випадковості.
  • Метод морфологічної ознаки.Він ставить собі завдання охопити весь спектр рішень проблеми, зумовлених закономірностями будови об'єкта, що вивчається, а також відкрити нові пошукові зони, неочевидні спочатку. При реалізації методу складається морфологічна двовимірна таблиця чи кілька багатовимірних матриць, куди вносяться всі поєднання показників об'єкта. Складність методу полягає в тому, що потрібно проаналізувати велику кількість поєднань. Метод істотно розширює пошукову зону, проте пропонує універсального способу з оцінки варіантів поєднань характеристик.
  • Матриця Буша ідей.Це метод аналізу проблемних ситуацій та визначення поля пошуку рішень. Щоб його реалізувати, потрібно побудувати матрицю двосторонніх відносин, для чого потрібно відповісти на запитання: Що?, Хто?, Де?, Як?, Навіщо?, Чим? і коли?". Відповідаючи на них, людина отримує всю інформацію про проблему. Якщо питання скомбінувати, можна отримати велику евристичну підказку для вирішення.
  • Теорія рішення винахідницьких завдань(ТРИЗ).Цей метод вказує шлях до пошуку одного чи кількох рішень проблеми. За допомогою нього створюється алгоритм отримання винахідницьких ідей, розробляють принципи, що дозволяють знайти оригінальні рішення. Базова передумова ТРВЗ полягає в тому, що будь-яка система виникає і розвивається на основі об'єктивних законів. Ці закони можна встановлювати та застосовувати для вирішення завдань та прогнозування розвитку ситуацій. ТРВЗ дає можливість знаходити широкий спектр рішень, серед яких може бути ідеальне. Докладніше про ТРВЗ можна дізнатися.
  • Матриця Ейзенхауера.Найпопулярніший інструмент пошуку рішень, що застосовується звичайними людьми та фахівцями по всьому світу. Сенс матриці в тому, щоб навчити людину оптимально розподіляти навантаження, відрізняти важливе та термінове, скорочувати час на безглузді заняття. Матриця являє собою чотири квадранти з двома осями - важливістю та терміновістю. У кожен із них заносяться справи та завдання, і в результаті людина отримує об'єктивну картину пріоритетних завдань. Специфіка роботи з матрицею Ейзенхауера зрозуміло та доступно описана у .
  • Квадрат Декарт.Дуже проста техніка прийняття рішень, на застосування якої йде зовсім небагато часу. Техніка допомагає виявити основні критерії вибору та дати оцінку наслідкам прийнятих рішень. Для використання техніки потрібно намалювати квадрат і поділити його на чотири частини. У кожній частині пишеться питання: "Що буде, якщо це станеться?", "Що буде, якщо цього не станеться?", "Чого не буде, якщо це станеться?" і «Чого не буде, якщо це не станеться?». Ці питання є пунктами спостереження за проблемою. Саме з цих позицій і слід її розглядати. Відповівши на всі питання, людина отримує об'єктивну картину стану справ та можливість оцінити перспективи. Квадрат Декарта ми докладно розглянули.

Хочеться зауважити, що за бажання ви можете знайти й інші методи та техніки пошуку та розробки ефективних рішень. Ця тема дуже актуальна сьогодні, і над спрощенням та підвищенням ефективності прийняття рішень постійно працюють фахівці з усього світу. Нам же залишається лише підбити підсумок уроку.

Знаходити ефективні розв'язання проблем можна навчитися. Для цього потрібно лише грамотно позначити проблему і вибрати метод пошуку рішення, що підходить для неї найбільше. Наприклад, для ситуаційного аналізу проблеми підходить мозковий штурм, дерево прийняття рішень та аналіз факторів, а для системного – метод Дельфі, метод морфологічної ознаки та метод експертних оцінок. Для звичайних життєвих ситуацій можна скористатися матрицею Ейзенхауера, квадратом Декарта, методами «Колесо» та «Три скрині». Так само слід підбирати методи, залежно від кількості учасників, залучених у проблему: якщо це команда або інша група людей, можна використовувати складніші методики (особливо, якщо в колективі є фахівці), а для одного-двох осіб цілком прийнятні прості техніки.

Але прийняття рішень передбачає як їх пошук і впровадження, але й оцінку ефективності. Незважаючи на те, що про неї ми вже коротко згадували, про неї слід сказати окремо. У четвертому уроці ми розповімо про те, як просто оцінювати ефективність прийнятих рішень у звичайному житті і на чому ґрунтується оцінка ефективності управлінських рішень.

Бажаєте перевірити свої знання?

Якщо ви хочете перевірити свої теоретичні знання на тему курсу і зрозуміти, наскільки він вам підходить, можете пройти наш тест. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання.

Певний час тому звернув увагу на артефакт Концепція продукту(product vision) методології розробки програмного забезпечення RUP (Rational Unified Process) і виявив, що відправною точкою розробки програмного продукту є виявлення проблеми, вирішення якої націлений продукт.

Аналогічний підхід існує і у вітчизняній практиці - так у ГОСТ 34.601-90 говориться, що на стадії Формування вимог до АС(автоматизованій системі) виробляється « виявлення проблем, вирішення яких можливе засобами автоматизації».

Загальна характеристика процесу ухвалення рішень

Як і будь-який інший продукт, створюваний у результаті діяльності, програмне забезпечення є засобом (інструментом), призначеним для вирішення деякого набору завдань. Звідки виникає потреба щось вирішувати? Звернемося до теорії.

Вивченням закономірностей вибору людьми найбільш оптимального вирішення різноманітних завдань займається така наука як теорія прийняття рішень.

З чого починається батьківщина рішення?
Першопричиною будь-якої діяльності теорія прийняття рішень називає проблему- розбіжність у уявленнях будь-якої особи тим часом, що вона має зараз ( дійсний стан), і тим, що вона хотіла б мати або досягти в майбутньому ( бажаний стан).

Так як теорія прийняття рішень наголошує на управлінську діяльність у рамках організації, то не будемо відступати від цієї парадигми, але маємо на увазі, що зазначений підхід застосуємо до будь-якої іншої діяльності.

Особа, яка не тільки усвідомлює проблему чи бажає щось змінити, а ще й готова прийняти рішення про спосіб її вирішення та зробити конкретні дії, спрямовані на зміну дійсного стану у бік бажаного – називають зацікавленою особоюабо особою, яка приймає рішення(ЛВР).

Ціль
Після усвідомлення проблеми народжується розуміння цілі- здійснення бажаного результату, досягнення якого, на думку ЛПР, призведе до вирішення передумов проблеми, тобто. приведе у відповідність бажаний і дійсний стан.
Завдання
Зазнавши більш детального аналізу, мета розділяється на підцілі. Підцілі узгоджуються зі стадіями процесу досягнення основної мети – вони співвідносять з часом, місцем, виконавцями та об'єктами докладання зусиль. Таким чином, мета трансформує у сукупність завдань. Від того, чи буде вирішена вся сукупність завдань, а також будуть за всіма вирішеними завданнями досягнуті необхідні результати, залежить ступінь досягнення поставленої мети, а отже, і ступінь вирішення початкової проблеми в цілому.
Операція та рішення
Коли перелік завдань визначився, ЛПР розпочинає формування цілеспрямованої діяльності організації для досягнення мети. Цілеспрямована діяльність комплексу заходів, що здійснюються ЛПР на користь досягнення наміченої мети зветься - операція.

Задум операції поступово допрацьовується ЛПР до рішення її проведення, під час формалізації якого воно трансформується у систему приватних цілей і завдань керівників підрозділів, програми розвитку, плани, завдання та критерії їх виконання. Після цього починається процес практичної реалізації прийнятого та доведеного до виконавців рішення.

Рисунок 1. Типовий процес управління організацією

Оцінка ефективності управлінського рішення
До кінця операції ЛПР і всі особи, які брали участь у вирішенні проблеми, залишаються в невіданні щодо успіху або неуспіху операції. Тільки коли діяльність учасників завершиться, ЛПР стане ясно, чи та передумова (першопричина) проблеми була обрана для вирішення, чи правильно була сформульована мета операції, чи правильно ця мета була поділена на завдання, чи в той час і тим виконавцям було доручено ці завдання вирішити і т.д.

Коли рішення виконано, а операцію з усунення проблеми завершено, ЛПР оцінює досягнутий результат. Оцінюючи корисності та ефективності отриманого рішення до уваги береться як сам факт закінчення операції, а й ступінь усунення початкової проблеми.

В результаті оцінки можна дійти таких висновків:

  • проблема усунена повністю та її вирішення не викликало якихось видимих ​​негативних наслідків;
  • проблема усунена частково, але також немає негативних наслідків;
  • проблема усунена частково і при її вирішенні виникли деякі нові труднощі;
  • проблема не усунена, а реалізація рішення щодо її усунення породила виникнення нових, значних проблем.

Природа вимог до програмного продукту

Яке завдання – таке і рішення
Відомо, що для проблеми може існувати багато альтернатив вирішення. Наприклад, самим простим способомОптимізація виробництва є зміна бізнес-процесу в організації. Однак цього іноді недостатньо і потрібен інструмент, який дозволив би вирішувати нові завдання максимально ефективно.

Якщо в процесі роздумів про спосіб вирішення проблеми ЛПР прийде до висновку, що досягненню поставленої мети сприятиме автоматизація діяльності організації, то однією з операцій, що розробляються, стане впровадження відповідної інформаційної (автоматизованої) системи.

Уявімо, що керівник деякого підприємства вирішив оптимізувати роботу з документами. Якщо його метою є лише скорочення термінів узгодження документів, то для цього цілком достатньо перейти на використання документів в електронному вигляді – встановити всім ворд та навчити користуватися електронною поштою. Якщо ж керівник ставить за мету впорядкувати та контролювати процеси узгодження та виконання документів, то для цього знадобиться інструмент, який дозволяє здійснювати підтримку подібної діяльності – інформаційна система.

Цей банальний приклад показує, що для вирішення різних завдань повинні використовуватися різні рішення. Здавалося б, очевидно! Не поспішатимемо з висновками…

Що таке вимога?
Відповідно до визначення, під терміном автоматизована системамається на увазі сукупність персоналу організації та комплекс засобів автоматизації, що реалізує інформаційну технологіювиконання дій, спрямовану досягнення певної мети (див. ГОСТ 34.003-90). Тобто програмне забезпечення, що використовується, повинно володіти набором властивостей, що дозволяє персоналу виконувати дії або вирішувати завдання, спрямовані на досягнення поставленої мети. Зазначені властивості програмного продукту називаються вимогами.

Вимога - властивість програмного забезпечення, необхідне користувачеві для вирішення задачі при досягненні поставленої мети.

Рівні вимог
Якщо розглянути процес створення автоматизованої інформаційної системиз погляду теорії управління, можна простежити аналогію з описаним вище порядком прийняття управлінського рішення.


Малюнок 2. Процес створення автоматизованої системи

Потреба
Аналогічно процесу вироблення управлінського рішення, аналізуючи проблему ЛПР формулює мету автоматизації діяльності організації. Щоб досягти мети, система, що розробляється, повинна вирішувати деякий набір технічних або бізнес-завдань. У контексті розробки програмного забезпечення ці завдання називаються потребами(Needs).
Функція
У межах виконання дій щодо вирішення завдань, вкладених у досягнення заявленої мети, персонал організації (користувачі та інші зацікавлені особи) вправі очікувати від використовуваного програмного продукту певного поведінки. Поведінка, сформульована мовою користувача і описують поведінка програмного продукту у межах задоволення однієї чи кількох потреб, називається функцією системи(Feature).
Програмна вимога
Після визначення набору функцій їх деталізують у конкретні та закінчені описи поведінки програми, яку потрібно розробити. Такі описи складають програмні вимогиабо вимоги до програмного забезпечення(Software requiremens).
Оцінка ефективності програмного рішення
Побудувавши систему, що відповідає виявленим програмним вимогам, можна стверджувати, що система надає необхідний набір функцій. У свою чергу, оскільки функції призначені для задоволення однієї чи кількох потреб персоналу, ці потреби безпосередньо задовольнятимуться отриманим рішенням в цілому, а використання рішення дозволить досягти поставленої мети. І якщо мету було обрано правильно, можна припустити, що її досягнення дозволить вирішити наявну проблему.

Часто замовник при аналізі результатів розробки та впровадження автоматизованої системи приходить до висновку, що рішення виявилося неефективним або породило нові проблеми, а часом ще більше посилило становище, що було.

Одна сумна історія

Нещодавно в лікарні повітового міста N я впроваджував одну медичну систему, яка, на перший погляд, відповідала всім функціональним вимогам, що висуваються до неї. Однак у процесі дослідної експлуатації з'ясувалося, що користуватися нею було досконалою неможливо – вона кардинально ламала звичну логіку роботи лікаря. Замість того, щоб допомагати, вона заважала. Спочатку систему використовували лише активісти, пізніше використання системи зійшло нанівець.


Чому так виходить?

Хто винен і що робити?

Дуже часто в процесі збору та аналізу відбувається спотворення вимог або джерело цих вимог (проблема зацікавленої особи) не виявляється зовсім.


Малюнок 3. Спотворення вимог

На малюнку 3 показаний приклад процесу, під час якого виникають спотворення. Коли ЛПР усвідомив проблему і сформулював мету діяльності з її усунення, він доводить перелік завдань (T0) до виконавців - персоналу організації. Припустимо, що ці виконавці використовуватимуть розроблений пізніше програмний продукт, тобто. вони будуть його користувачами. Кожен їх по-своєму розуміє поставлену йому завдання і за формулюванні вимог до програмного продукту виходить із своїх припущень (T 1).

Аналітик, на підставі даних інтерв'ю потенційних користувачів, сформулював власне уявлення про розв'язувані завдання (T 2), яке доніс до менеджера проекту та спільно з ним виробив рішення, втілене у завданнях для розробника (T 3).

У кращому випадку, в результаті описаного процесу вийде продукт, що задовольнятиме вимогам персоналу, у гіршому – лише вимогам аналітика чи менеджера проекту. Такий результат є наслідком відсутності розуміння групи проекту реальних потреб майбутніх користувачів та зацікавлених осіб, на чию роботу вплине розроблене програмне рішення.

В особливо важких випадках продукт, що вийшов, не має нічого спільного з очікуваннями замовника і відображає власні уявлення розробника про те, як повинні працювати користувачі.

Якщо ж на початковому етапіпроекту виявити проблему і всі вимоги користувачів, що виявляються, так само як і запропоновані рішення, співвідносити саме з нею (див. малюнок 4), можна очікувати, що продукт, що вийшов, максимально відповідатиме як потребам користувачів, так і очікуванням зацікавлених осіб.


Малюнок 4. Співвідношення вимог із проблемою

Понад те, розуміння вирішуваної проблеми дозволить якісно керувати масштабом проекту – наприклад, насамперед реалізувати ту функціональність, яка вирішує 80% проблеми.

Як цього досягти?

Визначення проблеми
Якщо вже в ході попереднього викладу ми дійшли висновку, що перш ніж розробляти програмний продукт потрібно визначитися з проблемою, яку він повинен вирішувати, то час уже з'ясувати, як цю проблему зафіксувати.

Багато джерел пропонують використовувати наведену нижче форму для формулювання визначення проблеми(problem statement), яку потрібно вирішити. Наведена форма враховує й мету, яку очікується досягти майбутнім рішенням.

приклад

Елемент Опис
Проблема Відсутність доступу до інтегрованих даних про стан здоров'я населення
впливає на
  • персонал медичних організацій, що надають медичну допомогунаселенню;
  • громадян, які звертаються за наданням медичної допомоги.
результатом чого є
  • висока ймовірність прийняття невірного чи необґрунтованого медичного рішення щодо лікування пацієнта;
  • відсутність у пацієнтів зведеної інформації про стан свого здоров'я та результати наданих медичних послуг.
Виграш від створення єдиного сховища медичних даних про стан здоров'я населення та інтерфейс до нього
Може полягати в наступному:
  • забезпечення громадян доступом до інтегрованої інформації про стан здоров'я;
  • забезпечення персоналу медичних організацій основою для ухвалення обґрунтованого медичного рішення щодо лікування пацієнта;
  • надання можливості своєчасного виявлення тенденцій у стані здоров'я населення та забезпечення основи для прийняття управлінських рішень у сфері охорони здоров'я;
  • і т.д.

Формулювання та досягнення угоди про однакове розуміння всіма учасниками проекту вирішуваної проблеми – один із перших та важливих кроків будь-якого програмного проекту. Варто відзначити, що визначення розв'язуваної проблеми може проводитися як для всього проекту в цілому, так і при додаванні нової функціональності до вже існуючого програмного продукту.

Висновок

Якщо комусь видалися очевидними (або навіть банальними) положення, викладені в цій статті, наведу дані статистики, які показують, що проблема неуспішності програмних проектів досі залишається актуальною і вимоги – основна причина цього.

Нині лише 39% всіх програмних проектів вважатимуться успішними у сенсі цього терміну. Повністю провалюються 18% проектів, а в ході реалізації 43%, що залишилися, виникають проблеми, пов'язані з перевищенням бюджету або реалізацією не тієї функціональності.

У дослідженні компанії Standish Group International, результати якого відображено у документі The CHAOS Chronicles 2013, ключовими факторами успішності програмного проекту названо:

  • залучення до проекту зацікавлених осіб (Executive management support) – 20%;
  • залучення кінцевого користувача (User involvement) – 15%;
  • управління масштабом проекту (Optimazation) – 15%.
Тільки після них йдуть такі фактори як кваліфікація розробників, досвід управління проектами, застосування гнучких методологів тощо.

Все сказане вище підтверджує аксіому, що програмні продукти створюються для користувачів. Орієнтація на проблеми зацікавлених осіб та потреби реального (кінцевого) користувача є запорукою успішності проекту з розробки програмного забезпечення. Вже на початковому етапі проекту користувач повинен бути залучений до роботи, як результат цього - визначення проблеми(problem statement) та концепція продукту(product vision) повинні показувати, що команда проекту ясно усвідомлює вирішувану проблему, розуміє потреби користувачів та готова їх задовольнити.

Сподобалася стаття? Поділіться їй
Роздрукувати статтю
Вгору